Método de nomenclatura de archivos y carpetas

Una excelente forma de mantener organizados los archivos y carpetas en nuestro equipo de cómputo consiste en crear un sistema y seguirlo siempre que estemos creando carpetas y archivos; al llevarlo a cabo podremos encontrar fácilmente los archivos en nuestra computadora y ahorrar muchas horas de frustración y oportunidades perdidas por no tener a la mano la información de nuestro puesto de trabajo.

Este sistema supone la disciplina de escribir el nombre correcto a la hora de guardar los documentos y está pensado en un puesto de trabajo de una empresa promedio. Se puede adaptar fácilmente a otras actividades como los archivos musicales mp3, archivos fotográficos, etc.

Paso 1

Primero las carpetas

Los archivos se almacenan en carpetas, por lo tanto debemos crear las carpetas necesarias. Como hablamos de una empresa la jerarquía más alta es la fecha, por lo tanto iniciamos  con una carpeta anual, la cual se nombrará simplemente 2014, dentro de la misma crearemos la siguiente jerarquía que será el mes, ejemplo Enero, se puede ser más específico pero todo dependerá de la cantidad de archivos que se generen mensualmente, lo mejor es iniciar con solo Año y Mes y ajustar según las necesidades.

Dentro de la carpeta del mes en curso se almacenarán los archivos generados.

Paso 2

Definición del esquema

Una vez que tenemos las carpetas necesarias procederemos a definir la nomenclatura de los archivos, los cuales tendrán al menos tres datos fundamentales:

$1·         Cuando fue creado

$1·         Qué tipo de documento es

$1·         Empresa o destinatario involucrado

Supongamos que estamos guardando una cotización para la empresa netkobe

Para escribir la fecha de creación sugiero usar el metodo Año/Mes/Día pero en dos digitos, es decir, AA/MM/DD Ej: Un documento creado el día 25 de Marzo de 2014 sería escrita su fecha así: 140325

Ahora ¿Qué tipo de documento es? ¿Cotización, Carta, Remisión, Circular, Minuta, etc? pues simplemente se escribe el tipo de documento ej: Cotización

Por último a quien le hicimos la cotización: netkobe

De tal forma el nombre del archivo quedará así:

140325 Cotización netkobe

Paso 3 (Opcional)

Abreviar

Los tipos de documento pueden ser mas cortos si los abrevias, ej: Cotización - Cot, Remision - Rem, etc.

Solo hay que ser cuidadoso al emplear abreviaturas, ya que pueden ser confusas.

Paso 4 

Comparte

Una vez definido el esquema, anotarlo, guardarlo imprimirlo e informarlo a los involucrados con la información para facilitarles el acceso a la misma, y por supuesto solicitar que ellos tambien sigan el método.

Finalmente este sistema permitirá usar las herramientas de búsqueda y organización de los diferentes sistemas operativos que permiten ordenar, filtrar y buscar archivos y carpetas, las cuales son muy poderosas pero sin nuestra organización y uso de un método no podrás localizar fácil y rápido la información en tu computadora.

Hugo Olguín Yáñez